Bookly Invoices (Add-on)

Description

Bookly Invoices (Add-on) vous permet de générer des factures détaillées pour les services fournis et de les envoyer automatiquement lorsque les rendez-vous sont pris, approuvés ou reçus.

Vous pouvez créer et envoyer des factures personnalisables à vos clients par e-mail ou inclure des liens dans vos notifications SMS. De plus, toutes les factures envoyées peuvent être consultées, filtrées et téléchargées au format PDF dans les rapports Bookly Payments.

Coup monté

1. Achetez, téléchargez, installez et activez Bookly Invoices (Add-on) dans les plugins.

2. Allez dans Paramètres > Factures. Dans le champ Jours d’échéance de la facture, spécifiez le nombre de jours dans lequel le paiement est attendu.

Configuration

Personnalisez votre modèle de facture

L’apparence de votre facture peut être personnalisée pour s’aligner sur le style de votre marque et refléter l’identité de votre entreprise.

Choisissez la police : Dans le champ Police, vous avez la possibilité de sélectionner la police qui sera utilisée pour votre modèle de facture.

Définir le préfixe du nom de fichier : Dans le champ Préfixe du nom de fichier de la facture, vous pouvez spécifier un préfixe pour le nom de fichier de vos documents. Par exemple, si vous définissez le préfixe « myfile_ », les fichiers PDF téléchargés seront nommés avec ce préfixe suivi d’un identificateur unique (par exemple, « myfile_1.pdf »).

Activer la numérotation séquentielle : Lorsqu’elle est activée, les factures seront numérotées de manière séquentielle. Si cette option est désactivée, les numéros de facture correspondront aux numéros de paiement.

Télécharger des images : Dans le modèle de facture, vous pouvez télécharger des images pour l’en-tête et le pied de page du document. Ces images peuvent être le logo de votre entreprise ou tout autre élément de marque que vous souhaitez inclure.

Modifier le texte : Vous pouvez également modifier le libellé de chaque texte souligné dans le modèle de facture.

Pour vous assurer que les ajustements manuels sont affichés sur la facture, activez l’option Afficher les ajustements manuels.

Cliquez sur Aperçu pour confirmer que vos modifications apparaissent comme prévu.

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.

Invoice generation

Invoices are automatically generated based on appointment and payment details whenever clients book appointments through the front-end booking form. These invoices are then attached to the selected notifications as PDF documents.

You can choose when to send a payment request to the customer:

• at the moment a new booking is made (type – new booking notification);
• when the status of the booking has been changed (for example, from ‘pending’ to ‘approved’).
• after the appointment in a follow-up message to the customer (type – appointment reminder).

To configure this, navigate to the Email Notifications section and enable the option to attach the invoice in the relevant notification template(s).

Additionally, you can include an invoice link in your SMS notifications. Go to the SMS Notifications section and insert the {invoice_link} code into your text message template(s).

When scheduling an appointment via the admin panel, ensure to attach the payment and choose to send notifications so that the invoice is attached to the confirmation email.

View and download invoices in Payment reports

You can view invoices history in the Payments section.

To manually change the invoice number in the payment details, click the Details button, then Edit Invoice number, and apply the changes.

Click on the Invoice button next to the payment entry to download the corresponding invoice as a PDF document. You can manually resend the invoice to the customer if needed.

Click the Download invoices button to download a ZIP file containing all selected or filtered invoices.

You can add a Download invoice button to the last step of your Step by step booking form. Go to Appearance > Done tab and select Show ‘Download invoice’ button. Save the changes.

Essayez cette démo pour mieux comprendre le fonctionnement des factures (module complémentaire).